Tarina digitalisaation polulta – Netboxin ja Kivran yhteistyö

Netboxin ja Kivran yhteistyöllä kustannussäästöjä ja digiasioinnin sujuvuutta asiakkaillemme.

Netbox ja Kivra aloittivat noin vuosi sitten yhteistyön, jonka tavoitteena oli mahdollistaa postin digitaalinen toimittaminen. Yhteistyön ansiosta Netboxin asiakkaat voivat lähettää dokumentteja Kivraan digipostina, mikä tuo mukanaan useita hyötyjä: syntyy kustannussäästöjä, toimitusvarmuus kasvaa, dokumentit menevät perille ilman postin viiveitä, lisäksi arkistointi ja dokumenttien jäljitettävyys paranevat. Näin kuluttajat saavat dokumentit yhteen paikkaan – ei kirjekaaosta tai erillisiä kansioita eri tahoilta tulevalle viestinnälle.

Operaattorina Netbox tarjoaa ja kehittää asiakkailleen jatkuvasti ketteriä ratkaisuja dokumenttien toimittamiseen digitaalisesti. Digipostipalvelut, kuten Kivra, tarjoavat mahdollisuuksia kehittää digitaalista viestintää useille eri alueille. Postia asiakkaille lähettävät yritykset ja muut tahot voivat Kivran kautta toimittaa digipostina monipuolisesti erilaisia dokumenttityyppejä, joilla on erilaisia ominaisuuksia. Yhteiskunta ja viestintä digitalisoituvat vauhdilla, joten yritysten kannattaa hyödyntää digipostipalveluiden tarjoamat mahdollisuudet.

Kivran kautta voi toimittaa esimerkiksi kirjeitä, laskuja, palkkalaskelmia, ajanvarauksia, allekirjoituskutsuja, allekirjoitettuja dokumentteja, maksumuistutuksia, maksuvaatimuksia, kuponkeja, lahjakortteja ja kyselyjä. Kivraan voi toimittaa sinetöityjä kirjeitä, jolloin niiden sisältö pysyy piilotettuna, kunnes vastaanottaja hyväksyy sen. Eli dokumenttityyppi vastaa ominaisuuksiltaan kirjattua kirjettä.

Miltä tulevaisuus näyttää, kun digiposti on vallitseva toimintatapa

Vuodesta 2026 alkaen viranomaisviestintä siirtyy Digi ensin -hankkeen mukaisesti ensisijaisesti sähköiseen muotoon kaikille digikyvykkäille suomalaisille. Yritykset siirtyvät koko ajan enemmän käyttämään digitaalista asiointia; monet laskut, palkkaerittelyt, sopimusilmoitukset, asiakastiedot tai tilausvahvistukset toimitetaan jo nyt sähköisesti. Kuluttajan ei tarvitse enää miettiä, tuliko lasku postissa vai sähköpostissa vai palveluntarjoajan oman kanavan kautta. Kaikilta eri tahoilta ja lähettäjiltä, niin yrityksiltä kuin viranomaisiltakin, tuleva posti voisi saapua samaan paikkaan.

Digitaalisaatiossa on monia hyötyjä kuluttajille. Esimerkiksi käsittelyajat ja byrokratia vähenevät: paperin käsittely ei enää hidasta asiointia, vaan dokumentit saapuvat nopeasti ja reaaliaikaisesti kuluttajalle sähköisesti. Digitaalinen asiointi on paitsi tehokasta myös ekologista. Digipostiiin siirtyminen ja siitä seuraava paperin käytön väheneminen tukevat kestävän kehityksen tavoitteita.

Digi ensin -hankkeen tavoitteet ja toteutus

Digi ensin -hankkeen tavoitteena on, että digitaalinen viestintä on ensisijaista ja että kansalaisilla on valinnanvapaus palvelujensa suhteen. Yksityisten digipostipalveluiden, kuten Kivran, mukanaolo valmistelussa turvaa sen, että kansalaisilla on valinnanvapaus. He voivat jatkossa vastaanottaa viranomaisten sähköisiä tiedoksiantoja joko Suomi.fi-viestien kautta tai haluamassaan digipostipalvelussa.

Digi ensin -hanke toimii eräänlaisena taustajoukkona laajemmalle yhteiskunnalliselle muutokselle, jossa sähköinen viestintä ei ole vain vaihtoehto vaan normi, kun se on mahdollista ja turvallista. Tavoite on selkeä: saavuttaa digitaalinen, joustava, saavutettava ja kestävä viestinnän arki.

Yhteistyö Netboxin ja Kivran välillä on esimerkki siitä, miten yritykset voivat olla eturintamassa yhteiskunnallisessa muutoksessa, eli digitalisaation mahdollistajina. Yhteistyön avulla yritykset saavat käyttöönsä teknologiaa ja palveluita, jotka tekevät viestinnästä luotettavaa, nopeaa ja käyttäjäystävällistä.